Software für Hausverwalter – Digitale Immobilien-Manager

Für die Verwaltung und Bewirtschaftung von Wohnimmobilien werden teilweise noch immer Office-Programme eingesetzt. Doch Text und Tabellenkalkulationsprogramme eignen sich nur bedingt für die Verwaltung umfangreicher Gebäude und Mieterdaten, die Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben oder die rechtssichere Abrechnung. Hausverwalter-Software für kleine und mittelständische, aber auch große Hausverwaltungen oder private Hausverwalter sorgt dafür, dass administrativ, wirtschaftlich und rechtlich alles rund läuft. Für neue Impulse sorgen das Mobile und Cloud Computing oder die Künstliche Intelligenz (KI).

Was können Hausverwaltungsprogramme?

Hausverwaltungsprogramme unterstützen Prozesse rund um die Verwaltung, Vermietung und Abrechnung von Gebäuden, Wohnungen oder Gewerbeimmobilien ebenso wie das Management von Dokumenten, Reparaturen oder Eigentümerversammlungen. Damit minimiert die Software den Zeitaufwand für verwaltende und kaufmännische Tätigkeiten, beschleunigt Arbeitsabläufe, beugt Fehlern vor und senkt administrative Kosten. Je nach Konzept und Zielgruppe eignen sich die Programme zur Verwaltung von Miet- und Eigentumshäusern, die WEG-Verwaltung mit und ohne Sondereigentum, von Objekten des sozialen Wohnungsbaus sowie gewerblich und teilgewerblich genutzten Gebäuden. Während sich einige Produkte auf Kernprozesse wie die Objekt-, Mieter- und Vertragsverwaltung, die Abrechnung von Mieten, Heiz- und Nebenkosten konzentrieren, unterstützen andere auch das Management von WEG-Versammlungen, Reparaturen, Dokumenten oder das Unternehmenscontrolling. Da viele Programme modular aufgebaut sind, lassen sich auch individuelle, sukzessive erweiterbare Lösungen zusammenstellen. Komplettsysteme verwerten einmal erfasste Objekt-, Eigentümer- und Mieterdaten effizienter, vermeiden Mehrfacherfassungen von Daten, rationalisieren Prozesse und minimieren den Zeitaufwand für verwaltende und kaufmännische Tätigkeiten. Zu den aktuellen Trends gehören die mobile Nutzung wichtiger Funktionen per Smartphone- oder Tablet-App, respektive die flexible, betriebssystem- und plattformübergreifende Bereitstellung des kompletten Funktionsumfangs in der Cloud. Entsprechende Lösungen unterstützen die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern, etwa durch Messenger-Funktionen oder „digitale Aushänge“, und können teilweise auch parallel zu konventionellen, desktopbasierenden Hausverwaltungs-Programmen eingesetzt werden.

Wie unterscheiden sich die Programme?
Zu den vielen Aspekten, die man bei der Auswahl von Programmen zur Immobilienverwaltung beachten sollte, gehört neben dem Funktionsumfang auch der Anbieter. Er ist für die technische und inhaltliche Weiterentwicklung der Software oder den Support verantwortlich. Deshalb sollte man prüfen, wie viele Unternehmen seine Software einsetzen, ob sie regelmäßig technisch und inhaltlich aktualisiert sowie an aktuelle gesetzliche Entwicklungen angepasst wird, wie erreichbar, fachkompetent und freundlich der Support ist und so weiter. Diese und weitere Informationen lassen sich über die Webseite des Unternehmens, telefonisch oder über Referenzkunden in Erfahrung bringen. Das jeweilige Softwarekonzept ermöglicht, zusammen mit der Hauptzielgruppe und dem Einsatzbereich der Software, eine erste Vorauswahl: Eignet sie sich für den jeweiligen Einsatzzweck im eigenen Unternehmen? Ist die Software netzwerkfähig? Handelt es sich um eine konventionelle, lokal zu installierende Kaufsoftware (on premises) oder um eine cloudbasierte Lösung? Letzteres hat Auswirkungen beispielsweise auf die Software-Wartung und Datenhaltung (siehe auch Infokasten). Lassen sich Zählerstände oder technische Störungen etc. auch über Mobilfunktionen per Smartphone oder Tablet erfassen, kann das auch die Servicequalität gegenüber Kunden verbessern, weil die Zeit von der digitalen Störungsmeldung per Smartphone, bis zur Reparatur durch automatisierte Abläufe erheblich verringert werden kann. Auch die dem Programm zugrunde liegende Datenbank ist wichtig, denn bei steigender Datenmenge können Programme schnell an Leistungsgrenzen stoßen. Deshalb sollte man z. B. auf die maximale Anzahl der verwaltbaren Objekte achten. Die meisten konventionellen Programme laufen unter dem Betriebssystem Windows, einige auch unter Mac OS, Linux oder den mobilen Betriebssystemen Android oder iOS. Browserbasierte Cloud-Lösungen sind plattform- und betriebssystemunabhängig.

Welche Funktionen sind wichtig?

Nicht jede Hausverwalter-Software ist für alle Bereiche und für jedes Unternehmen gleich gut geeignet. Deshalb sollte man sich die Zielgruppe und das Funktionsspektrum genauer anschauen. Man sollte aber auch hinterfragen, was man tatsächlich braucht, denn ein großer Funktionsumfang kann Software auch komplex und unübersichtlich machen. Zu den Basisfunktionen zählt die Objekt-, Mieter und Vertragsverwaltung, die Mieten-, Heiz- und Nebenkostenabrechnung. Aber auch durch Funktionen rund um die Eigentümerversammlung und andere Workflow- und Management- Funktionen sollten Immobilienverwalter in wichtigen Bereichen unterstützt werden – etwa beim Verwalten von Reparaturen, Rechnungen, Zahlungen, Mieter-Versammlungen etc. Wichtige Office-Funktionen sind die Korrespondenz, die Terminverwaltung, Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung etc. Die Automatisierung von Zahlungsvorgängen per Online-Baking spart Zeit und ist ebenso wie die Unterstützung des SEPA-Zahlungsverkehrs inzwischen Standard. Daten können inzwischen von vielen Programmen über entsprechende Mobil-Funktionen standortunabhängig angezeigt oder verwaltet werden. Damit können Daten mobil erfasst, Wohnungen abgenommen, Defekte oder Mängel gemeldet werden. Zu den weiteren, i. d. R. optionalen Zusatzfunktionen oder -modulen einiger Programme gehören beispielsweise das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), das Dokumentenmanagement (DMS), das Unternehmenscontrolling und anderes mehr. Schnittstellen wie DATEV, DTAUS, PDF, DOC, XLS, HTML, Elster, ZUGFeRD/XRechnung, IDEA und andere ermöglichen einen Austausch mit der Lohnabrechnung, dem Online-Banking, Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, Rechnungs- oder Steuerprogrammen. Ferner sollten die Grundsätze zur elektronischen Buchführung (GoBD) und die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unterstützt werden.

Worauf sollte man noch achten?
Die große Anzahl an Softwarelösungen (siehe Infokasten) spiegelt auch die unterschiedliche Struktur von Hausverwaltungs-Unternehmen wider. Sie reicht von privaten Vermietern mit weniger als 100 Objekten bis hin zu großen Unternehmen mit 10.000 Verwaltungseinheiten und mehr. Um den daraus resultierenden unterschiedlichen Funktionsanforderungen gerecht zu werden, offerieren einige Softwarehäuser gleich mehrere für die jeweilige Zielgruppe zugeschnittene Produkte mit unterschiedlichen Leistungsumfängen und Preisen. Wichtige Kernfunktionen enthalten zwar auch Programme ab 100 Euro. Sie sind jedoch im Hinblick auf den Datenumfang und die Leistungsfähigkeit eher für private Anwender und kleine Verwaltungsbüros geeignet. Mittlere und große Unternehmen müssen deutlich mehr investieren, weil meist auch individuelle Funktionen oder umfangreiche Kundenbeziehungs- (CRM), Dokumentenmanagement- (DMS) und Controllingwerkzeuge sowie spezielle Schnittstellen benötigt werden. Da die Anforderungen an Aktualität und Rechtssicherheit hoch sind, sollte man auf kontinuierliche Software-Aktualisierungen achten. Änderungen von Verordnungen, Gesetzen und Richtlinien sollten dabei ebenso automatisch per Update in die Software online eingespielt werden können wie Fehlerbehebungen, Erweiterungen oder softwaretechnische Verbesserungen. Auch der Support spielt beim Softwareeinstieg und der Softwarenutzung eine wichtige Rolle: Wie schnell erreicht man kompetente Ansprechpartner? Welche Alternativen zur Telefon-Hotline gibt es (z. B. Fax/E‑Mail, FAQ-/Anwender-Forum, Fernwartung etc.)? Neben den eigentlichen Softwarekosten sollte man auch auf die Folgekosten achten. Die Softwarepreise für Kaufprogramme liegen zwischen 100 und 5.000 Euro pro Arbeitsplatz und 25 bis 250 Euro pro Arbeitsplatz und Monat für Mietlösungen. Je nach Programmkonzept, Anzahl der verwalteten Einheiten, der Ausbaustufe, den gewählten Optionen etc.) gehören zu den Folgekosten ggf. Kosten für Schulungen, die Telefon-Hotline sowie Update/Upgrade-Kosten und Gebühren für den Wartungsvertrags bei On-Premises- Lösungen.

Neue KI-Anwendungen
Auf Cloud- und KI-Technologien spezialisierte Software-Unternehmen sowie etablierte Branchensoftware-Anbieter, wie z. B. Emjul, Hello Housing, Casavi, Konfuzio etc., bieten erste Hausverwalter-spezifische KI-Funktionen an. Diese erstellen u. a. Mietrechnungen automatisch, überwachen Zahlungseingänge oder verschicken Mahnungen. Das rationalisiert Abläufe im Unternehmen und minimiert Fehlerrisiken. Auch für das Auslesen von Rechnungen oder anderen Belegen werden smarte Texterkennungssysteme genutzt. Dabei können KIAlgorithmen wichtige Angaben wie Rechnungsnummer, Beträge, Umsatzsteuerangaben, Rechnungs- und Leistungsdatum zuverlässiger erkennen als die herkömmliche OCR-Texterkennung. Papierbelege müssen dazu lediglich per Smartphone fotografiert oder gescannt und anschließend per E‑Mail oder Dateiupload hochgeladen werden. Die KI liest dann die Daten aus und überträgt sie für die Erstellung von Abrechnungen an die Buchhaltung. Weitere Einsatzbereiche für die KI sind die automatisierte Zusammenfassung eingegangener E‑Mails, das Verfassen von Antworten, Immobilien-Exposés oder die Formulierung von Schreiben, etwa von Mahnungen. Auch Zählerstände können per Foto ausgelesen und anhand der Zählernummer zugeordnet werden. Das sind erst die Anfänge, und man darf auf weitere Entwicklungen gespannt sein.

Der Autor

Marian Behaneck
Dipl.-Ing. (Architektur) Marian Behaneck ist freier Fachautor für Bausoftware und Bau-IT.