Einsatz von Finanzmanagement-Software: Finanzcontrolling von Bauprojekten

Die letzten Jahre waren besonders von schwer kalkulierbaren Kosten im Bausektor geprägt. Welche Auswirkungen zeigt in diesem Zusammenhang ein Finanzcontrolling mittels spezieller Software?

Kostensteigerungen, Finanzierungsdruck und Lieferkettenprobleme haben die Schwächen traditioneller, oft Excel-basierter Projektcontrolling-Systeme entblößt. Spezialsoftware wirkt hier entgegen. Sie schafft Echtzeit-Transparenz. Statt veralteter Daten gibt es einen tagesaktuellen Überblick über Kosten, Budgets und Prognosen. Abweichungen sind sofort sichtbar. Das ermöglicht proaktives Risikomanagement. Kostenüberschreitungen oder Budgetrisiken werden frühzeitig erkannt und es kann gegengesteuert werden. Die Software fördert zudem effiziente Zusammenarbeit. Alle Beteiligten arbeiten mit denselben Daten. Missverständnisse werden reduziert, Abstimmungen beschleunigt und Dokumentationen zentralisiert. Standardisierung und Automatisierung von Routineaufgaben wie Rechnungserfassung oder Reporting sparen Zeit, minimieren Fehler und ermöglichen Controllern mehr strategische Analysen. Das Ergebnis sind datenbasierte Entscheidungen und letztlich eine höhere Wirtschaftlichkeit der Projekte.

Für welche Projekte und ab welcher Größenordnung empfehlen Sie Software-Lösungen für das Finanzcontrolling?

Eine pauschale Antwort nach Projektgröße ist schwierig, da die Komplexität entscheidend ist. Generell gilt: Je komplexer, desto notwendiger. Sobald mehrere Gewerke, zahlreiche Subunternehmer, längere Laufzeiten oder verschiedene Finanzierungsquellen involviert sind, steigt der Bedarf exponentiell. Ein klares Signal ist, wenn Excel an seine Grenzen stößt: Listen werden unübersichtlich, die Fehleranfälligkeit steigt, manuelle Datenzusammenführung kostet zu viel Zeit, Echtzeit-Auswertungen sind nicht mehr verlässlich. Diese Notwendigkeit gilt branchenübergreifend im gesamten Bausektor, von Wohn- über Gewerbe- bis hin zu Infrastrukturbau. Unsere Software beispielsweise ist für Unternehmen mit einzelnen größeren Projekten ebenso konzipiert wie für Unternehmen mit vielen parallelen Vorhaben. Auch bei kleineren Projekten kann sich der Einsatz lohnen, da jedes Projekt eine Datenbasis für die Planung weiterer Vorhaben schafft. Entscheidend ist der Wunsch nach mehr Transparenz, Risikominimierung und Effizienzsteigerung im Projektmanagement.

Was muss ein Programm mit sich bringen, damit es effektiv unterstützen kann?

Ein effektives Finanzcontrolling-Programm muss mehrere Kernfunktionen vereinen: ein durchgängiges Kostenmanagement, von der Budgetierung über Auftragsvergabe und Rechnungsprüfung bis zu Soll-Ist-Vergleichen und Prognosen, eine integrierte Liquiditätsplanung zur Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit, ein transparentes Nachtragsmanagement zur Erfassung und Bewertung von Änderungen, individuell anpassbare Dashboards für Reportings und Analysen sowie datenbasierte Entscheidungen.

Eine intuitive Bedienbarkeit zur Förderung der Akzeptanz bei den Nutzern, Kollaborationsmöglichkeiten für alle Stakeholder auf einer zentralen Plattform, Integrationsfähigkeit mit Buchhaltungs-, ERP- und weiteren essenziellen Systemen, um einen nahtlosen Datenfluss zu gewährleisten. Cloud-Technologie für ortsunabhängigen Zugriff und Echtzeit-Updates. Und zuletzt Datensicherheit und Compliance zum Schutz sensibler Finanzdaten. Und das decken wir mit Alasco bereits ab.

Auf Ihrer Asset-Management- und Bauprojektplanungs-Plattform bieten Sie ein neues Finanzierungsmodul an. Was hat es damit konkret auf sich?

Mit dem Modul erweitern wir die Alasco-Plattform maßgeblich, um Kunden volle Transparenz und Kontrolle über Projektfinanzierungen zu ermöglichen. Damit möchten wir manuellem Datenmanagement und fragmentierten Informationen entgegenwirken. Konkret können Finanzierungsverträge digitalisiert werden. So arbeiten alle Beteiligten auf einer gemeinsamen Informationsbasis. Die Liquidität des Projekts bleibt tagesaktuell im Blick, da die detaillierte Planung von Finanzierungstranchen und Tilgungen möglich ist. Diese Cashflow-Übersicht fördert darüber hinaus schnelle Entscheidungen. Alasco übernimmt ebenfalls die komplexe Zinsberechnung, basierend auf digitalisierten Vertragsdaten. Auch individuelle Anpassungen sind jederzeit möglich. So sehen Nutzer stets eine klare Einschätzung zukünftiger Finanzierungskosten.

Welche Entwicklungen sehen Sie am Finanzcontrolling-Markt für die Zukunft?

KI wird eine große Rolle spielen: Daten automatisch analysieren, Muster und Anomalien etwa bei Rechnungen oder Kostenabweichungen identifizieren, prädiktive Prognosen erstellen, Empfehlungen automatisieren … Generell wird die Fähigkeit, große Datenmengen aus verschiedenen Quellen zu analysieren, entscheidend sein. Insellösungen werden zunehmend verschwinden. Der Trend geht klar zu integrierten Plattformen, die alle Daten – von der Planung über die Ausführung bis zum Finanzcontrolling und Betrieb – an einem Ort bündeln. Die ESG-Integration gewinnt ebenfalls an Bedeutung. Die Nachverfolgung und das Reporting von Nachhaltigkeitsaspekten werden stärker ins Finanzcontrolling integriert. Die Automatisierung von Standardprozessen, von der Rechnungsverarbeitung bis zum Reporting, wird ebenfalls voranschreiten, sodass sich Controller vermehrt auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

Das Gespräch führte Julia Ciriacy-Wantrup.